名古屋の企業の総務部を映像制作で支援
- Tomizo Jinno
- 6月18日
- 読了時間: 18分
弊社に映像制作について問い合わせいただくお客様の、大半が総務部の社員の方です。本来、テレビCMのような映像案件を扱う広報部や広告宣伝部からの相談の方が少ないくらいです。近年の映像コンテンツの制作目的は、ホームページやSNSに掲載したり、展示会や会社説明会などのイベントで上映するものなどが中心になっていて、そうしたコンテンツの企画制作管轄は総務部で行なっている場合が多いためです。
ここ名古屋には中規模の企業も多く、人員が限られているため「困った時は総務部へ」と言われてきました。本業以外の業務もすべて請け負っているように見える総務部ですが、現在その職務内容は企業の規模や業種によってさまざまです。
総務部という性格上「間接部門」とされているため、企画・営業・開発部門・広報宣伝とは異なり、映像制作案案件については主体的に企画コンセプトをつくることは無く、社内横断的に意見を聞き、取り纏める形での制作進行が特徴になります。
今回は「マルチタスクな総務部」を分析して、BtoB映像制作会社がお手伝いできることを考えてみました。あくまで平均的な見立てとして、お読みください。
総務部の現況
1.1 大企業（従業員1000人以上）の総務部門
1.1.1 組織構造と専門分化
大企業の総務部は通常、以下のような課に分かれています。
法務・コンプライアンス課
法務・コンプライアンス課では、契約書の審査・作成・管理を行い、法的リスクの評価と対策立案を担当します。また、コンプライアンス研修の企画・実施、内部通報制度の運営も重要な業務です。法改正への対応と社内規程の整備、訴訟対応と弁護士との連携も日常的に行います。
経営企画・株主総会課
経営企画・株主総会課は、株主総会の運営において招集通知作成、会場設営、議事録作成を担当し、取締役会・監査役会の事務局業務を行います。IR資料の作成支援、株主名簿の管理、有価証券報告書等の法定開示書類作成支援も重要な役割です。
施設管理・セキュリティ課
施設管理・セキュリティ課では、オフィスビルの賃貸借契約管理、設備保守・メンテナンス業者との調整を行います。セキュリティシステムの運用、災害対策・BCP（事業継続計画）の策定、環境対策（省エネ、廃棄物処理）も担当します。
情報システム管理課
情報システム管理課は、社内IT基盤の整備・運用、情報セキュリティポリシーの策定・運用を行います。個人情報保護法への対応、DX推進のための基盤整備、システム投資計画の策定も重要な業務です。
1.1.2 高度化する業務内容
ガバナンス強化
ガバナンス強化の取り組みとして、内部統制システムの構築・運用、企業倫理委員会の運営を行います。反社会的勢力排除の取り組み、贈収賄防止プログラムの実施も重要な業務となっています。
ESG経営への対応
ESG経営への対応では、サステナビリティレポートの作成、CO2削減目標の設定と進捗管理を行います。人権デューデリジェンスの実施、ダイバーシティ推進施策の企画も担当します。
グローバル対応
グローバル対応として、海外子会社の管理統制、国際税務への対応を行います。外国為替法への対応、海外赴任者の管理も重要な業務です。
1.1.3 目的・意義の深化
企業価値向上への貢献
管理部門から、企業価値創造に直接貢献する戦略的パートナーへの転換が求められています。ESG投資の増加により、総務部門の取り組みが企業評価に直結するようになりました。
ステークホルダー資本主義への対応
株主だけでなく、従業員、顧客、地域社会、環境など多様なステークホルダーとの関係構築が重要になっています。
1.1.4 複雑化する課題
法規制の多様化
法規制の多様化への対応として、個人情報保護法の頻繁な改正、働き方改革関連法への対応が求められます。公益通報者保護法の強化、デジタルプラットフォーム規制への対応も必要です。
技術革新への対応
技術革新への対応では、AI・IoT導入に伴うリスク管理、サイバーセキュリティの強化が重要です。クラウドサービス利用のガバナンス、デジタル証拠の保全も新たな課題となっています。
1.2 中堅企業（従業員300-999人）の総務部門
1.2.1 組織の特徴
中堅企業では、総務部門が5-15名程度の規模となり、専門性と幅広さのバランスが重要になります。
1.2.2 主要業務の詳細
法務・契約管理
法務・契約管理では、取引先との基本契約書の作成・管理、知的財産権の管理を行います。債権回収への対応、個人情報保護法への実務対応も重要な業務です。
リスクマネジメント
リスクマネジメントでは、損害保険の管理（火災、賠償責任、業務災害等）、危機管理マニュアルの作成を行います。安全衛生管理体制の構築、情報漏洩対策も担当します。
株主・投資家対応
株主・投資家対応では、株主総会の運営（非上場企業の場合は株主への報告）、金融機関との関係維持を行います。事業承継の準備も重要な課題です。
社内制度設計
社内制度設計では、就業規則の整備・改定、人事制度の運用支援を行います。福利厚生制度の企画・運営、社内表彰制度の運営も担当します。
1.2.3 特有の課題
成長段階における制度整備
急成長企業では、組織の拡大に制度整備が追いつかない問題が発生します。IPO準備企業では、上場基準に適合する内部統制システムの構築が急務となります。
専門性の確保
法務、税務、労務など高度な専門知識が必要な分野で、外部専門家との連携が不可欠です。顧問弁護士、税理士、社会保険労務士との効果的な協働体制の構築が重要です。
1.3 中小企業（従業員100-299人）の総務部門
1.3.1 実務的な業務内容
日常業務の詳細
日常業務では、社会保険・労働保険の手続き（入退社、扶養異動、労災申請等）、給与計算業務（残業代計算、各種手当、税金・社会保険料控除）を行います。経費精算・小口現金管理、備品購入・在庫管理、郵便物の管理・発送も重要な業務です。
コンプライアンス実務
コンプライアンス実務では、36協定の締結・届出、健康診断の実施・管理を行います。安全衛生委員会の運営、ハラスメント防止措置の実施も担当します。
社内環境整備
社内環境整備では、オフィスレイアウトの企画、社内イベントの企画・運営（歓送迎会、忘年会等）を行います。社内報の作成・発行、社員旅行の企画・手配も重要な業務です。
1.3.2 重要な役割
経営者との密接な連携
中小企業では、総務担当者が経営者の片腕として機能し、経営判断に必要な情報収集と分析を行います。
従業員の相談窓口
労務問題、人間関係の悩み、各種手続きの相談など、従業員の困りごとの最初の相談先となることが多いです。
1.3.3 現実的な課題
業務量と専門性のジレンマ
限られた人数で多岐にわたる業務を担当するため、個々の業務の専門性を高めることが困難です。法改正への対応が後手に回りがちです。
システム化の遅れ
手作業での業務処理が多く、効率化が進んでいません。給与計算ソフトや勤怠管理システムの導入が課題となっています。
1.4 小規模企業（従業員100人未満）の総務部門
1.4.1 実態と業務内容
総務担当者の位置づけ
多くの場合、総務専任者は1名程度で、経営者の家族や長期勤続者が担当することが多いです。
具体的な日常業務
具体的な日常業務では、電話・来客対応、各種書類の作成・管理を行います。銀行での各種手続き、役所での許認可申請、社員の慶弔対応、清掃・環境整備も担当します。
経理業務との兼務
経理業務との兼務では、売上・仕入の計上、請求書の発行・管理を行います。支払業務、月次・年次決算の準備、税務申告の準備も重要な業務です。
1.4.2 特有の意義
組織の結束力強化
小規模企業では、総務担当者が組織の潤滑油として機能し、社員間のコミュニケーション促進に重要な役割を果たします。
経営者の負担軽減
日常的な管理業務を一手に引き受けることで、経営者が営業や事業開発に集中できる環境を作ります。
1.4.3 深刻な課題
法的リスクへの対応不足
労働基準法、個人情報保護法等の理解不足により、知らずに法令違反を犯すリスクがあります。
業務の属人化
担当者の退職時に業務が滞るリスクが高く、業務の標準化・マニュアル化が急務です。
業種別の特徴的な業務
2.1 製造業
安全管理業務
安全管理業務では、労働安全衛生法に基づく安全管理体制の構築、化学物質の管理（SDS安全データシートの作成、リスクアセスメント）を行います。機械設備の定期点検管理、作業環境測定の実施・管理、安全教育の企画・実施も重要な業務です。
環境対応業務
環境対応業務では、産業廃棄物処理業者との契約・管理、環境負荷物質の管理・報告を行います。ISO14001等の環境マネジメントシステム運用、省エネ法、温対法等への対応も担当します。
品質管理支援
品質管理支援では、ISO9001等の品質マネジメントシステム運用支援、品質監査の事務局業務を行います。顧客監査の対応支援も重要な業務です。
2.2 サービス業（小売・飲食・宿泊等）
店舗運営支援
店舗運営支援では、多店舗の統一的な運営マニュアル作成、店舗の賃貸借契約管理を行います。什器・備品の調達・管理、店舗改装工事の管理も担当します。
顧客対応
顧客対応では、顧客クレーム対応の仕組み構築、個人情報保護法への実務対応を行います。顧客満足度調査の実施も重要な業務です。
労務管理の特徴
労務管理では、アルバイト・パートの大量採用への対応、シフト管理システムの運用を行います。労働時間管理の複雑性への対応も課題となっています。
2.3 IT・技術系企業
知的財産管理
知的財産管理では、特許・商標の出願・管理、営業秘密の管理体制構築を行います。競合他社の知財動向調査、ライセンス契約の管理も重要な業務です。
情報セキュリティ
情報セキュリティでは、情報セキュリティポリシーの策定・運用、セキュリティ監査の実施を行います。インシデント対応手順の整備、ISMS（ISO27001）の運用も担当します。
技術者の労働環境
技術者の労働環境では、裁量労働制の適切な運用、在宅勤務制度の整備を行います。技術者のメンタルヘルス対策も重要な課題です。
2.4 金融業
コンプライアンス体制
コンプライアンス体制では、金融商品取引法への対応、マネーロンダリング対策を行います。顧客保護等管理方針の策定・運用、利益相反管理体制の構築も重要な業務です。
リスク管理
リスク管理では、オペレーショナルリスクの管理、システムリスクの管理を行います。レピュテーションリスク（企業や製品、従業員に関するネガティブな評判や噂が広まること）、管理も担当します。
監督当局対応
監督当局対応では、金融庁検査への対応、各種報告書の作成・提出を行います。業界団体との連携も重要な業務です。
2.5 医療・介護業
法令対応
法令対応では、医療法、介護保険法等の遵守、医療安全管理体制の構築を行います。感染症対策の実施、医療廃棄物の適切な処理も重要な業務です。
専門職の労務管理
専門職の労務管理では、医師・看護師等の労働時間管理、夜勤体制の管理を行います。専門職の継続教育支援も担当します。
現代的な共通課題
3.1 デジタル化の推進
DX推進の課題
DX推進の課題として、既存業務プロセスのデジタル化、RPAの導入による定型業務の自動化が挙げられます。AI活用による業務効率化、デジタル人材の確保・育成も重要な課題です。
※RPA（Robotic Process Automation）：ソフトウェアロボットを用いて、人間がパソコン上で行う定型業務を自動化する技術
システム統合
システム統合では、人事・給与・会計システムの連携、ワークフローシステムの導入を行います。文書管理システムの構築、BIツールによるデータ活用も重要な取り組みです。
3.2 働き方改革への対応
多様な働き方への対応
多様な働き方への対応として、テレワーク制度の整備・運用、フレックスタイム制の拡充を行います。時短勤務制度の充実、副業・兼業の制度整備も重要な課題です。
労働時間管理の高度化
労働時間管理の高度化では、勤怠管理システムの導入、36協定の適切な運用を行います。有給休暇取得促進、残業時間の削減も重要な取り組みです。
※36協定：企業が労働基準法で定められた法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて、時間外労働（残業）や休日労働を労働者に命じる際に、労働者と締結する労使協定のことです。労働基準法36条に基づいているため、正式名称は「時間外労働・休日労働に関する協定」ですが、通称で「36協定」と呼ばれています.。
3.3 人材確保・定着
採用活動の支援
採用活動の支援では、採用ブランディングの強化、多様な採用チャネルの活用を行います。面接プロセスの効率化、内定者フォローの充実も重要な業務です。
従業員エンゲージメント向上
従業員エンゲージメント向上では、従業員満足度調査の実施、社内コミュニケーションの活性化を行います。キャリア開発支援、福利厚生の充実も重要な取り組みです。
3.4 グローバル化への対応
国際的な法規制への対応
国際的な法規制への対応として、GDPR等の海外個人情報保護法への対応、国際税務の複雑化への対応を行います。外国人労働者の受け入れ体制整備、海外子会社の管理統制も重要な課題です。
現代の総務部門は、単なる管理部門から戦略的パートナーへと役割が変化しており、企業の持続的成長と競争力強化に不可欠な存在となっています。各企業の規模と業種に応じた最適な総務機能の構築が、今後の企業経営において重要な成功要因となるでしょう。
※GDPR（General Data Protection Regulation EU 一般データ保護規則）：EU域内における個人データの保護を目的とした規則です。2018年5月25日に施行され、EU居住者の個人データを扱うすべての組織に適用されます。GDPRは、個人データの収集、処理、移転に関する原則、個人の権利、管理者と処理者の義務、監督機関、制裁金などを定めています。
BtoB映像制作会社ができること
4.1 大企業の総務部門への支援
4.1.1 コンプライアンス・法務関連支援
コンプライアンス研修映像の制作
企業の実情に合わせたオリジナルのコンプライアンス研修映像を制作できます。ハラスメント防止、個人情報保護、贈収賄防止、インサイダー取引防止など、テーマ別の研修映像を制作し、従業員が理解しやすい具体的なシーン設定で実務に直結する内容を提供します。多言語対応により、海外子会社での研修にも活用できます。
内部通報制度の周知映像
内部通報制度の重要性と利用方法を分かりやすく説明する映像を制作し、従業員の心理的ハードルを下げ、制度の実効性を高めることができます。匿名性の保護や報復防止措置について、従業員が安心して利用できるよう丁寧に説明します。
4.1.2 株主・投資家向け映像制作
株主総会運営映像
株主総会の議事進行をスムーズにする映像資料の制作、事業報告や決算説明を視覚的に分かりやすく伝える映像を制作できます。質疑応答での想定問答集を映像化し、役員の準備をサポートすることも可能です。
IR映像の制作
企業の事業内容、成長戦略、ESGへの取り組みを投資家に向けて分かりやすく説明するIR映像を制作します。CEOメッセージ映像、工場見学映像、技術紹介映像など、企業価値を効果的に伝える映像コンテンツを提供できます。
4.1.3 ESG・サステナビリティ関連映像
ESG取り組み紹介映像
環境保護活動、社会貢献活動、ガバナンス強化の取り組みを映像で記録・発信する支援を行います。サステナビリティレポートと連動した映像コンテンツを制作し、ステークホルダーへの訴求力を高めます。
ダイバーシティ推進映像
多様性尊重の企業文化を社内外に発信する映像を制作し、採用ブランディングや企業イメージ向上に貢献します。女性活躍推進、障がい者雇用、外国人社員の活躍などを紹介する映像コンテンツを提供できます。
4.1.4 危機管理・BCP関連映像
災害対応訓練映像
地震、火災、システム障害など各種災害を想定した対応訓練映像を制作し、従業員の危機対応能力向上を支援します。避難経路の確認、初期対応手順、復旧作業の流れなど、実践的な内容を映像化できます。
4.2 中堅・中小企業の総務部門への支援
4.2.1 研修・教育映像の制作
新入社員研修映像
企業の歴史、理念、事業内容、社会人としての基本マナーを分かりやすく伝える新入社員研修映像を制作します。限られた研修時間で効率的に情報を伝え、研修担当者の負担軽減にも貢献できます。
安全教育映像
製造業での作業安全、サービス業での接客安全など、業種に応じた安全教育映像を制作します。実際の事故事例を再現し、予防策を具体的に示すことで、安全意識の向上を図れます。
4.2.2 採用活動支援映像
会社紹介映像
企業の魅力を効果的に伝える採用用の会社紹介映像を制作し、優秀な人材の確保を支援します。社員インタビュー、職場環境の紹介、成長機会の説明など、求職者が知りたい情報を映像で提供できます。
職場見学映像
実際の職場の雰囲気や業務内容を映像で紹介し、求職者に具体的な働くイメージを提供します。リモート面接が増える中、職場の魅力を効果的に伝える重要なツールとなります。
4.2.3 社内コミュニケーション映像
社内広報ビデオ
従来の紙媒体の社内報に加え、映像版社内報を制作し、社内コミュニケーションの活性化を支援します。社長メッセージ、各部署の取り組み紹介、社員の表彰など、親しみやすい内容で組織の一体感を醸成できます。
社内イベント記録映像
創立記念式典、忘年会、社員旅行などの社内イベントを記録し、参加できなかった社員との情報共有や、企業文化の継承に役立てることができます。
4.3 小規模企業の総務部門への支援
基本的な業務効率化映像
業務マニュアル映像
文書だけでは分かりにくい業務手順を映像化し、新人教育や業務の標準化を支援します。電話対応、来客対応、各種手続きの方法など、実践的な内容を映像で説明できます。
法令遵守啓発映像
労働基準法、個人情報保護法など、小規模企業でも遵守すべき法令について、分かりやすく解説する映像を制作します。専門用語を避け、具体例を交えた実用的な内容で法的リスクの軽減を図れます。
4.4 業種別特化型映像制作支援
4.4.1 製造業向け映像制作
工場見学映像
顧客や取引先向けの工場見学映像を制作し、技術力や品質管理体制をアピールできます。製造工程の紹介、品質検査の様子、安全対策の取り組みなど、信頼性向上に寄与する内容を映像化します。
技術伝承映像
熟練技術者の技術やノウハウを映像で記録し、後継者への技術伝承を支援します。匠の技を詳細に撮影し、音声解説と組み合わせることで、効果的な技術継承を実現できます。
4.4.2 サービス業向け映像制作
接客マニュアル映像
統一された接客品質を実現するため、接客マニュアルを映像化します。好ましい接客例と避けるべき例を対比して示し、スタッフの接客スキル向上を支援できます。
店舗運営映像
多店舗展開企業向けに、店舗運営の標準化を図る映像を制作します。開店準備、清掃手順、商品陳列方法など、統一された運営品質の実現を支援します。
4.4.3 IT・技術系企業向け映像制作
技術紹介映像
セキュリティ教育映像
情報セキュリティの重要性と具体的な対策を従業員に教育する映像を制作します。フィッシング詐欺の手口、パスワード管理の重要性、機密情報の取り扱いなど、実践的な内容を提供できます。
4.5 現代的課題への映像制作支援
4.5.1 DX推進支援映像
システム導入説明映像
新しいシステムの操作方法や活用方法を映像で説明し、従業員のスムーズな移行を支援します。画面操作の手順を分かりやすく示し、システム活用の促進を図れます。
デジタル化啓発映像
DXの必要性と効果を従業員に理解してもらう啓発映像を制作し、組織全体のデジタル化推進を支援します。成功事例の紹介や、変革の意義を分かりやすく説明できます。
4.5.2 働き方改革支援映像
テレワーク導入支援映像
テレワークの効果的な実施方法、コミュニケーションのコツ、自宅での作業環境整備などを映像で説明し、リモートワークの質向上を支援します。
ワークライフバランス啓発映像
働き方改革の意義と具体的な取り組み方法を映像で紹介し、従業員の意識改革を促進します。有給休暇取得の促進、残業時間削減の取り組みなどを分かりやすく説明できます。
4.5.3 人材確保・定着支援映像
企業の魅力を効果的に伝える採用ブランディング映像を制作し、優秀な人材の確保を支援します。社員の生の声、成長機会、企業文化などを映像で表現し、求職者の関心を引きつけます。
従業員エンゲージメント向上映像
従業員のモチベーション向上を図る映像コンテンツを制作します。社員表彰映像、成功事例の紹介、経営陣からのメッセージなど、組織の一体感醸成に貢献できます。
4.6 映像制作における付加価値提供
多言語対応サービス
グローバル企業向けに、日本語以外の言語での映像制作や字幕・吹き替えサービスを提供し、海外拠点での活用を可能にします。
配信プラットフォーム構築支援
映像コンテンツを効果的に社内配信するためのプラットフォーム構築や運用支援を行い、映像の活用効果を最大化します。
効果測定・改善提案
映像の視聴状況や効果を分析し、より効果的な映像制作に向けた改善提案を行います。研修効果の測定や、従業員の理解度向上に向けた継続的な支援を提供できます。
コンテンツ管理支援
制作した映像コンテンツの管理、更新、版権管理などを支援し、総務部門の負担軽減を図ります。法改正に伴う映像内容の更新や、新しい取り組みに応じたコンテンツ追加にも対応できます。
ビジネス映像制作会社は、総務部門が抱える様々な課題に対して、映像というメディアの特性を活かした効果的な解決策を提供できます。視覚的な訴求力、情報伝達の効率性、記録性、再現性といった映像の特長を活用し、総務部門の業務効率化と効果向上に大きく貢献することが可能です。
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